Carta comercial en alemán

¿Cómo se escribe una carta formal en alemán? ¿Existe una estructura obligatoria? Cuáles son las reglas de la correspondencia comercial que debes conocer? Hemos preparado para ti un ejemplo de carta comercial en alemán con traducción, así como algunos consejos para escribirla.

Ya sea para enviar una carta de agradecimiento, una propuesta o un recordatorio, tus cartas comerciales son siempre una tarjeta de presentación de tu negocio. Sirven para demostrar la profesionalidad y la orientación al cliente de su empresa. Tanto el contenido como la forma de la carta son cruciales.

Tipos de cartas comerciales

Según la legislación alemana, cualquier comunicación escrita enviada desde el exterior por la que se pueda establecer una correspondencia entre dos socios comerciales se considera una carta comercial si la comunicación se dirige a un destinatario o círculo de destinatarios específico. Así, los requisitos de las cartas comerciales en alemán se aplican en particular a:

• Ofertas (Angebote)
• Confirmaciones de pedidos y consultas (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• Confirmaciones de recepción (Empfangsbestätigungen)
• Facturas (Rechnungen)
• Recibos (Quittungen)
• Listas de precios (Preislisten)
• Ordenes de venta (Bestellscheine)
• Cartas de publicidad (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• Agradecimientos (Bedanken)

Requisitos para las cartas comerciales en alemán

A Alemania le gusta estandarizar y regular, y esta predilección de los alemanes no ha escapado a las cartas comerciales. La norma DIN 5008 regula la estructura y el diseño de su carta.

Márgenes de página

Por regla general, las cartas comerciales se compilan en el formato de una hoja A4. Se les aplican los siguientes requisitos:

• Sangría superior: 4,5 cm
• sangría izquierda: 2,5 cm
• sangría derecha: 2 cm
• Sangría inferior: 2,5 cm

Tamaño de la letra &

El tamaño de la letra en una carta comercial es 12. Si hay una cantidad de texto especialmente grande, también puede reducir las letras a 11 puntos para que la carta quepa en una página, pero nunca debe ser inferior para que su carta siga siendo legible sin problemas, y para que nadie necesite una lupa para leerla.

En la norma DIN 5008 no se prescribe un tipo de letra específico, pero son preferibles Arial o Times New Roman. El tipo de letra que se elija también puede afectar al tamaño de la misma.

Cabecera de la carta

El ojo del lector se fija inmediatamente en la disposición y estructura de la carta.

La dirección del remitente está en la esquina superior izquierda por defecto, alineada a la derecha o centrada. Las tres primeras líneas son para el nombre, la dirección y el número de teléfono. También puede introducir aquí una dirección de correo electrónico.

Tres líneas más abajo se encuentra la dirección del destinatario. El lugar y la fecha suelen estar alineados a la derecha y con un espacio de línea debajo del campo de la dirección. Sin embargo, algunas empresas también ponen la fecha en otro lugar. Pero el lugar sólo se menciona si es diferente de la residencia (lo cual es raro).

El asunto del correo electrónico

Después del encabezado de la carta, pasamos a la línea del asunto. Aquí, en tus cartas comerciales, debes ser especialmente escueto sobre cuál es el contenido de la carta. Sin embargo, hay ciertos principios a los que debe adherirse aquí también:

• El asunto de una carta formal comienza dos líneas por debajo de la fecha,
• el asunto puede utilizar negrita, pero no necesariamente (puede utilizar una fuente más grande – 13 a 14),
• el asunto puede exceder más de una línea, pero no debe exceder de dos líneas.

Dirección

Ahora comienza el contenido real de su carta comercial, y la dirección puede afectar a cómo afectará al lector. Aunque existen innumerables maneras de dirigirse a un cliente, socio comercial o incluso a un empleado, también hay que tener en cuenta algunos aspectos formales.

Hay exactamente dos líneas en blanco entre el asunto y la dirección. A su vez, sólo hay una línea en blanco entre la dirección y la carta de presentación.

Una dirección neutra puede tener este aspecto: sehr geehrte Damen und Herren (estimadas señoras y señores). No obstante, le recomiendo que indique también el apellido del destinatario en persona. De esta manera se muestra el respeto. Incluso con los clientes, siempre se incluye el apellido para mostrar aprecio.

Hablando de direcciones: ¿Cuántas formas conoces de decir «¡Hola!» en alemán? Hemos hecho una selección de saludos en alemán para que pueda diversificar su discurso.

Parte principal

Por supuesto, no puede haber requisitos específicos para el contenido de su carta oficial que deba seguir. Por regla general, se encajan en la plantilla de la carta.

Conclusión de la carta

Después de desear lo mejor o de señalar que agradecerá los comentarios, su carta comercial termina con unas breves palabras.

Clásicamente: Mit freundlichen Grüßen (con mis mejores deseos), pero puede ser algo personal dependiendo de la ocasión.

No olvides la sangría:

• Una línea en blanco entre el cuerpo principal y la despedida,
• entre la despedida y la firma tres líneas – espacio para tu firma,
• después se mencionan los posibles anexos.

Un ejemplo de carta comercial alemana

Para mostrarte cómo puede ser una carta comercial, he preparado dos ejemplos. Están diseñados de forma diferente y muestran sólo algunas de las posibilidades de una carta formal en alemán. Sin embargo, es importante mantener (o reflejar) el estilo y la imagen de su empresa.

Un ejemplo de carta de agradecimiento

Traducción

Estimada Sra. XXX,

Quiero agradecerle de todo corazón que haya apoyado nuestro proyecto en común, por su actividad, sus comentarios críticos y su valiosa experiencia, que le han inspirado y han llevado el proyecto a buen puerto.

Estamos planeando un segundo proyecto en el próximo mes y nos encantaría tenerla en nuestro equipo. Se lo haré saber de nuevo en persona.

Gracias de nuevo por el trabajo profesional que ha realizado.
Saludos,
Alexander Petrov

Muestra de carta de propuesta

Traducción

Señor Sator,

Están buscando a un emprendedor con amplia experiencia en la industria del automóvil. Esta descripción me llamó inmediatamente la atención, encaja perfectamente con mi perfil y experiencia. En los últimos años, no sólo he desarrollado y diseñado módulos de control para dos conocidos proveedores de automóviles, sino que también he dirigido con éxito equipos y proyectos.

Mis proyectos más importantes:

• Desarrollo de una nueva unidad de control desde la fase de prototipo hasta la producción en serie,
• Optimización de las unidades de control existentes y aumento de la eficiencia del proceso de producción,
• Participación en el diseño y desarrollo de conceptos de modelos y unidades de control innovadores para la próxima generación de automóviles.

Su empresa es una oportunidad para mi desarrollo personal.

Me gustaría aportar mis muchos años de experiencia y mis amplias competencias a su empresa. No sólo el puesto que anuncian, sino toda su empresa me ofrece excelentes perspectivas profesionales, debido al gran número de campos y áreas de trabajo.

Encontrarán en mí a un empleado altamente motivado, que busca de forma independiente y creativa nuevas soluciones, que identifica rápidamente los problemas y los resuelve, y que está orientado al trabajo en equipo. Estaré encantado de responder a sus preguntas en una conversación personal y espero poder invitarle a una entrevista. Dado que mi anterior contrato finaliza el 01.02.2021, estoy a su disposición a partir del 02.02.2021.

Saludos,
Tim Schneider

Lista de abreviaturas utilizadas en una situación comercial

Abreviatura	Significado	Traducción
usw.	Und so weiter	etc
d.h.	Das heißt	that is
Vgl.	vergleiche	compare
z.B.	zum Beispiel	as an example
zzgl.	zuzüglich	plus
ggf.	gegebenenfalls	if necessary
a. O.	Am angegebenen Ort	at the specified location
gez	gezeichnet	signed
Abb.	Abbildung, -en	Figure, -s
Kto.	Konto	account (in a bank)
Abt.	Abteilung	department
Adr.	Adresse	address
allg.	allgemein	generally
Best.-Nr.	Bestellnummer	order no.
bspw.	Beispielsweise	for instance
bzgl.	bezüglich	regarding
ca.	circa	approx.
Hrn.	Herrn	gentlemen
Hr.	Herr	Mr

Tips for writing a business letter

Después de tanta información, la pregunta sigue siendo: ¿Cómo escribir una buena carta formal en alemán que transmita el contenido más importante, no parezca aburrida y, en el mejor de los casos, dé lugar a una rápida respuesta o contestación por parte del destinatario? Hemos reunido diez consejos que le ayudarán a redactar no sólo una carta profesional, sino también una carta comercial de éxito.

Que sea breve (recuerde: la capacidad de atención de su lector no es ilimitada).

→ Exponga claramente el propósito de su carta (el asunto muestra un resumen de su carta).

→ Formule primero lo más importante de su mensaje (ya en la primera o segunda frase debe quedar claro para el destinatario por qué se dirige a él).

→ Preste atención a la dirección (Sehr geehrte Damen und Herren – es una dirección estándar, y puramente formal no hará nada mal a la carta. Pero también parece impersonal, fría y distante: ¿quiénes son estos señores y señoras? En resumen, le falta alma. Para saber qué tipo de dirección es la adecuada para su carta, debe hacerse dos preguntas: ¿Conoces el nombre del destinatario? ¿En qué medida se conocen el autor y el destinatario? Si sus respuestas son «no» y «no», su elección recae automáticamente en «Estimados señores y señoras». Si conoce el nombre del destinatario, pero el caso de su carta es formal, se recomienda recurrir a Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Si su conexión es más íntima, puede utilizar Guten Tag o Liebe/r).

→ Ponga a su destinatario en el punto de mira (antes de componer su carta, pregúntese: ¿quién es el destinatario? ¿En qué está interesado? ¿Qué valor puedes ofrecerle? Al escribir, utiliza más a menudo la palabra «tú» en lugar de «nosotros». Mejor aún, escriba «recibirá nuestra consulta gratuita» en lugar de «le ofrecemos una consulta gratuita»).

→ No utilice frases anticuadas (Werte/r Frau/Herr X o Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll -con profundo respeto- ya no se utilizan hoy en día).

→ Formule afirmaciones positivas (en lugar de Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (lo sentimos, no podemos proporcionarle el producto) es mejor formular la respuesta como «nos encargaremos de la entrega más rápida posible del producto que desea y le informaremos en cuanto esté en stock». Lo segundo hace que su carta comercial parezca mucho más profesional, positiva y centrada en el cliente).

→ Deje una opción de retroalimentación (al final de su carta, debe dar al destinatario la oportunidad de ponerse en contacto con usted para cualquier pregunta).

→ Elija una forma moderna de despedirse (hay muchas buenas alternativas al habitual Mit freundlichen Grüßen -con los mejores deseos. Una opción más informal es escribir, por ejemplo, Mit besten Grüßen – todo lo mejor. O elegir una fórmula de saludo original adaptada a su empresa, como Mit kulinarischen Grüßen -con saludos culinarios- para la gastronomía o Mit sportlichen Grüßen -con saludos deportivos- para los artículos deportivos y el gimnasio. La redacción de la despedida suele ser muy recordada y, por lo tanto, debe elegirse sabiamente).

→ Utilice una posdata (P.S. le da la opción de incluir un anexo al final de la carta. Por ejemplo, aquí puedes hacer referencia a la frase actual o a tu presencia online -y ten por seguro que todos los lectores le prestarán atención, porque la Posdata siempre llama la atención).